Prima dell’AI: mappare il processo
Capire come viene realmente svolto un processo è il primo passo per individuare criticità, opportunità di miglioramento e interventi tecnologici.
Capire un processo non significa soltanto descriverlo sulla carta. Significa ricostruire come viene realmente svolto, dall’inizio alla fine.
Chi avvia l’attività? Quali informazioni sono necessarie? Dove vengono inserite, modificate e utilizzate? Quante volte vengono trasferite? Quali sistemi intervengono? E soprattutto, dove si concentrano attese, errori e attività manuali?
Queste domande permettono di costruire una fotografia del processo così come viene effettivamente eseguito, mettendo in evidenza passaggi e interazioni che non sempre sono visibili nella procedura teorica.
È infatti possibile che il processo descritto dall’organizzazione sia diverso da quello che avviene ogni giorno: possono esserci attività aggiuntive, eccezioni, passaggi manuali o modalità operative che si sono sviluppate nel tempo.
Per questo l’analisi può partire dalla mappatura AS IS, cioè dalla ricostruzione della situazione attuale. Da qui è possibile individuare le criticità, capire quali passaggi possono essere eliminati o semplificati e definire successivamente cosa può essere digitalizzato o automatizzato.
Solo dopo questa fase diventa possibile valutare dove l’AI possa intervenire e quale contributo possa realmente offrire. Il risultato, però, non dovrebbe essere valutato soltanto sulla percezione di un miglioramento: è necessario stabilire anche come misurarlo attraverso KPI concreti.
In questo percorso può essere utile anche il Process Mining, che utilizza i dati generati dai sistemi informativi per ricostruire i percorsi effettivamente seguiti dalle attività e analizzare tempi, passaggi e variazioni del processo.
L’analisi del processo serve quindi a costruire un percorso di intervento consapevole: partire dalla situazione reale, individuare le criticità, capire dove la tecnologia può essere utile e definire come misurare il risultato.
L’obiettivo non è semplicemente introdurre una tecnologia, ma capire dove intervenire, scegliere lo strumento più adatto e verificare concretamente l’effetto del cambiamento.
In questo modo la tecnologia non rappresenta il punto di partenza, ma uno degli strumenti disponibili per raggiungere un obiettivo più ampio: costruire processi più semplici, più efficienti e più adatti alle esigenze dell’organizzazione.
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