Digitalizzare non significa semplicemente automatizzare

Digitalizzare un’attività significa spesso trasferire ciò che prima veniva fatto manualmente all’interno di un software.

Ma questo, da solo, non significa necessariamente aver migliorato il processo.

Pensiamo, ad esempio, a un’attività che prima veniva gestita attraverso documenti, email e fogli di calcolo e che viene successivamente inserita all’interno di un nuovo applicativo.

Il processo è diventato digitale, ma potrebbe continuare a richiedere gli stessi passaggi, gli stessi controlli e le stesse attività manuali di prima.

In alcuni casi può persino aggiungere nuovi passaggi: inserimenti ripetuti, trasferimenti di dati tra sistemi diversi, controlli che potrebbero essere automatizzati o informazioni che devono essere gestite in più punti.

Il problema, quindi, non è soltanto capire come portare un’attività dentro un software, ma chiedersi se il modo in cui quell’attività viene svolta sia ancora il più efficace.

Prima di digitalizzare un processo è utile individuare dove si concentrano realmente le inefficienze:

• passaggi che non aggiungono valore;
• attività ripetitive che possono essere automatizzate;
• errori dovuti all’inserimento o al trasferimento manuale dei dati;
• informazioni distribuite tra sistemi che non comunicano tra loro;
• controlli o approvazioni che rallentano inutilmente il flusso di lavoro.

A quel punto la tecnologia può diventare uno strumento per ripensare il processo, non soltanto per riprodurlo in forma digitale.

È una distinzione importante: digitalizzare un processo esistente non significa necessariamente trasformarlo.

Un approccio efficace parte invece dalla comprensione di come il lavoro viene svolto, individua ciò che può essere eliminato, semplificato o automatizzato e solo successivamente definisce come tradurre il nuovo processo all’interno del software.

Prima di digitalizzare un processo, vale quindi la pena chiedersi se sia davvero quello il processo che vogliamo portare nel digitale.

È questa la differenza tra una semplice digitalizzazione e una vera trasformazione del processo: non limitarsi a sostituire il lavoro manuale con uno strumento software, ma utilizzare la tecnologia come occasione per ripensare il modo in cui il lavoro viene svolto.