Automatizzare l’inefficienza: un processo più veloce non è necessariamente un processo migliore

Se automatizzi un processo inefficiente, ottieni un processo inefficiente più veloce.

È uno dei rischi meno evidenti quando si parla di automazione e digitalizzazione dei processi.

L’idea di automatizzare un’attività nasce generalmente dalla volontà di ridurre il lavoro manuale, velocizzare le operazioni o diminuire gli errori. Ma l’automazione, di per sé, non stabilisce se il processo che sta eseguendo sia stato progettato nel modo migliore.

Immaginiamo un’attività in cui lo stesso dato viene inserito in più sistemi, deve essere verificato da diverse persone e passa attraverso una serie di approvazioni. È possibile automatizzare ogni singolo passaggio: il dato può essere trasferito automaticamente, le notifiche possono essere generate dal sistema e le approvazioni possono seguire un flusso digitale.

Il processo funzionerà più velocemente… Ma continuerà a essere strutturato nello stesso modo.

Il problema è che l’automazione tende a concentrarsi sull’esecuzione di ciò che già avviene, mentre l’ottimizzazione mette in discussione il modo in cui il lavoro è organizzato.

Un passaggio potrebbe non essere più necessario. Un controllo potrebbe essere stato introdotto per compensare un problema che oggi non esiste più. Due sistemi potrebbero gestire la stessa informazione perché, in passato, non era possibile farli comunicare. Un’approvazione potrebbe essere rimasta nel processo semplicemente perché nessuno ha mai valutato se fosse ancora utile.

Automatizzare questi passaggi significa renderli più efficienti dal punto di vista operativo, ma non necessariamente più utili per il processo.

È qui che emerge la differenza tra automazione e ottimizzazione.

L’automazione risponde alla domanda: come possiamo eseguire questa attività più velocemente?

L’ottimizzazione parte da una domanda precedente: questa attività deve essere svolta? E se sì, deve essere svolta proprio in questo modo?

Solo dopo aver risposto a queste domande diventa possibile capire dove l’automazione possa realmente portare valore.

L'obiettivo, quindi, non dovrebbe essere automatizzare il maggior numero possibile di attività, ma eliminare ciò che non serve, semplificare ciò che può essere migliorato e automatizzare ciò che rimane.

In questo modo la tecnologia non si limita ad accelerare un processo esistente, ma contribuisce a costruirne uno più efficace.

Automatizzare è una scelta tecnologica. Ottimizzare è una scelta di processo. La differenza sta nel capire quale delle due debba venire prima.